Šiais laikais skaitmenizacija vis labiau įsitvirtina mūsų gyvenimuose, todėl natūralu, kad įvairūs dokumentai saugomi kompiuteriuose ir Google debesyje. Tačiau dokumentai, tokie kaip teisinės arba kitokios sutartys, dažnai būna popieriniai arba turi popierinę kopiją. Mokyklose ir aukštojo mokslo įstaigose popieriaus naudojimas taip pat nėra retenybė, o kiekvienoje įmonėje galima rasti spausdintuvą ir kopijavimo popierių. Siūlome atidžiau pažvelgti į šių dviejų rūšių dokumentų pliusus ir kada jie gali būti naudingi. Skaitmeniniai dokumentai yra geras pasirinkimas, nes:
- Tai aplinkai draugiška alternatyva, nes nesukuria popieriaus atliekų;
- Ypač tinka lengvam redagavimui ir neužima vietos biure. Nesvarbu, kiek dokumentų turite, visiems jiems sutalpinti užtenka vieno kompiuterio;
- Skirtingi žmonės gali lengvai pasiekti ir redaguoti dokumentą. Žinoma, tam reikia suteikti prieigą.
Popieriniai dokumentai naudingi, nes:
- Tai nepakeičiamas pasirinkimas teisinėms, oficialioms sutartims. Sutartys, kurias reikia pasirašyti, dažnai būna popierinės;
- Jie yra patikimi, tai reiškia, kad jūs jų neprarasite, net jeigu kompiuteris suges arba duomenys nebus išsaugoti;
- Kai kuriems žmonėms skaityti popierinius dokumentus lengviau ir patogiau, kadangi akys per visą darbo dieną pavargsta.
Apibendrinant, skaitmeniniai dokumentai naudingi, bet visada patartina turėti atsargines popierines kopijas, ypač svarbių dokumentų. Kartais popieriaus išvengti neįmanoma, pavyzdžiui, kai sudaromos įvairios sutartys arba gaminami pažymėjimai.
Kaip apsaugoti dokumentus?
Kalbant apie skaitmeninius dokumentus, reikia pasirūpinti, kad dokumentas tikrai išsaugotas kompiuteryje. Jo apsaugai taip pat galima naudoti slaptažodį, bet visada išlieka kompiuterio gedimo grėsmė, tuomet dokumentas gali būti prarastas visam laikui (jei jis nėra įkeltas į Google debesį ar kietąjį diską). Popieriniams dokumentams tokia grėsmė neaktuali, tačiau jie gali būti fiziškai sugadinti. Todėl juos reikia saugoti nuo skysčių, drėgmės ar kitų faktorių, kurie gali pažeisti išvaizdą. Geriausia vieta popieriniams dokumentams saugoti – tamsi ir uždara spinta ar komoda. Popierinių sutarčių saugojimui itin tinka segtuvai, įmautės ar dėklai, o tokių dokumentų, kaip pažymėjimai (pavyzdžiui, vairuotojo) apsaugai puikiai pasitarnauja laminavimo plėvelė. Laminavimas – tai būdas užtikrinti, kas dokumentas ar pažymėjimas nesusigadintų.
